Datenschutzhinweis für Leistungspartner der Kleinwalsertal Tourismus eGen

Worum es hier geht

Die Kleinwalsertal Tourismus eGen („wir“, in der Vereinbarung „DMO“) schließt mit ihren Leistungspartnern die Leistungsanbietervereinbarung. Dieser Hinweis erklärt, welche Daten wir dabei verarbeiten: wenn wir Deinen Betrieb dazu einladen, wenn im Anbieter-Portal angegeben wird, wer für den Betrieb unterschreibt, wenn unsere Gastgeberberatung und unsere Buchhaltung („die Beratung“) das prüfen, wenn Du die Angaben für den Vertrag einträgst und unterschreibst, wenn wir nachfragen, weil die Vereinbarung nicht zurückkam oder Angaben fehlen, und solange der Vertrag läuft. Für unseren Online-Shop gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.

Verantwortlich

Kleinwalsertal Tourismus eGen, Walserstrasse 264, 6992 Hirschegg, Österreich, Firmenbuch FN 388822y, Landesgericht Feldkirch. Mit Fragen zum Datenschutz und zu Deinen Rechten erreichst Du uns unter info@kleinwalsertal.com.

Unsere Datenschutzbeauftragte ist Sandra Brutscher. Du erreichst sie unter derselben Adresse.

Woher wir Deine Daten haben

• Die Adresse für die Einladung stammt aus dem Verzeichnis der Kleinwalsertal Tourismus eGen, aus feratel Deskline oder aus einem Gespräch der Beratung mit Deinem Betrieb. Welche Quelle es war, steht in der Einladung.
• Wurdest Du genannt, stammt die Adresse aus dem Anbieter-Portal, eingetragen über den Zugang eines Betriebs. Wir wissen, über welchen Zugang das geschah, nicht, wer ihn gerade benutzte.
• Die Telefonnummer für einen Rückruf stammt aus unseren eigenen Unterlagen zum Betrieb, nie aus dem Anbieter-Portal.
• Belege zur Vertretung stammen aus dem Firmenbuch oder aus Urkunden, die uns der Betrieb gibt.
• Hast Du auf Papier unterschrieben, stammen die Angaben aus Deinem Formular; die Beratung überträgt sie. Ist die E-Mail-Adresse dort nicht lesbar oder unbrauchbar, kann es die Adresse sein, die wir schon für Deinen Betrieb gespeichert haben; sie stammt aus denselben Quellen wie die Adresse für die Einladung, aus einem früheren Formular oder aus dem Anbieter-Portal.
• Hat Dich Dein Betrieb oder Deine Vertragspartei uns als Ansprechperson genannt oder hast Du selbst mit uns gesprochen, stammen Deine Angaben aus dieser Nachricht oder diesem Gespräch.
• Alles andere trägst Du selbst im Anbieter-Portal ein.

Die Einladung und die Frage „Wer unterschreibt?“

Wir schreiben jeden Betrieb an die Adresse an, die wir für ihn kennen, und fragen, wer für ihn die Vereinbarung unterschreiben darf. Dazu verarbeiten wir Deine E-Mail-Adresse, Name und Ort des Betriebs, die Telefonnummer des Betriebs samt ihrer Quelle und die Zeitpunkte von Einladung, Anmeldung und Antwort. Meldest Du Dich an, trägst Du ein, welche Betriebe dazugehören, Deinen Namen und Deine Aufgabe und wer unterschreibt. Wer selbst unterschreibt und das Recht nicht schon mit einem Beleg von der Beratung hat, erklärt im Anbieter-Portal, in welcher Funktion er allein für die Vertragspartei unterschreiben darf; das prüft die Beratung vor der Gegenzeichnung. Nennst Du eine andere Person, schreiben wir sie in der Regel an, wie im nächsten Abschnitt beschrieben. Klickst Du auf „Das ist nicht unser Betrieb“, schließen wir die Zugänge dieser Adresse, und die Beratung klärt das.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Du selbst Vertragspartei wirst, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, mit jedem Leistungspartner die Vereinbarung abzuschließen und dafür die Person zu erreichen, die für ihn unterschreiben darf.

Wenn Dich jemand nennt

Hat jemand im Anbieter-Portal Deine Adresse als die der Person angegeben, die für einen Betrieb unterschreiben darf, schreiben wir Dich an und bitten Dich, das zu bestätigen oder zu sagen, dass es nicht stimmt. Wir verarbeiten dazu Deine Adresse, Deinen Namen und Deine Aufgabe, wie sie eingetragen wurden, und Deine Antwort. Unsere Mail an Dich enthält keinen Namen und keinen Text dessen, der Dich genannt hat. Das Postfach, von dem aus Du genannt wurdest, bekommt eine Bestätigung mit Deinem Namen und Deiner Adresse, wie sie dort eingetragen wurden. Sagst Du „Ich bin nicht zuständig“, bitten wir den Betrieb, jemand anderen zu nennen. Sagst Du „Ich kenne diesen Betrieb nicht“, schreiben wir Dir dazu nicht weiter, und die Beratung prüft den Vorgang.

Wurdest Du ohne Adresse genannt oder unter einer Adresse, die wir schon kennen, bekommst Du dazu keine eigene Mail von uns; die Beratung klärt den Vorgang mit dem Betrieb.

Möchtest Du, dass wir Deinen Namen und Deine Adresse löschen, schreib es der Beratung von der Adresse aus, an die wir geschrieben haben. Hast Du nie bestätigt, löschen wir beides. Zurück bleibt ein Prüfwert Deiner Adresse: ein Wert, den wir mit einem eigenen Schlüssel aus ihr bilden. Er zeigt die Adresse nicht im Klartext, lässt sich ihr mit unserem Schlüssel aber zuordnen. Wir behalten ihn, um die Adresse wiederzuerkennen, falls sie uns erneut genannt wird. Hast Du bestätigt, bleibst Du als Person des Betriebs gespeichert; eine Frist dafür nennen wir hier, sobald sie feststeht, bis dahin löschen wir diese Angaben nicht von selbst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, zu klären, wer für den Betrieb unterschreiben darf, und Missbrauch des Zugangs zu erkennen.

Die Anmeldung im Anbieter-Portal

Zum Anmelden schicken wir Dir einen Code; wir speichern ihn nur als Prüfwert. Ein Code aus einer Einladung gilt sieben Tage, einer aus einer Mail zu fehlenden Angaben 14 Tage, einer, den Du selbst anforderst, 24 Stunden. Um Missbrauch abzuwehren, zählen wir Anfragen je IP-Adresse; diese Zähler hält der Server nur im Arbeitsspeicher, in eine Datenbank oder ein Protokoll schreiben wir sie nicht. Das Anbieter-Portal liegt bei Vercel. Bei jedem Aufruf verarbeitet Vercel Zugriffsdaten: Deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Kennung Deines Browsers. Die Protokolle, die Vercel uns dazu bereitstellt, bleiben höchstens 30 Tage erhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicheres Anbieter-Portal.

Die Prüfung, wer unterschreiben darf

Das Recht, für einen Betrieb zu unterschreiben, entsteht auf zwei Wegen. Die Beratung erteilt es mit einem Beleg: nach einem Rückruf an eine Nummer aus unseren eigenen Unterlagen (nur bei Einzelunternehmen, die der Inhaber allein vertritt), mit einem Firmenbuchauszug oder mit einer Bestellungs- oder Beschlussurkunde. Oder die Person, die der Betrieb im Anbieter-Portal selbst als Unterzeichner angegeben hat, erklärt dort, in welcher Funktion sie allein für die Vertragspartei unterschreiben darf; das prüft die Beratung vor der Gegenzeichnung. Wir speichern dazu Name und Eigenschaft laut Beleg oder Erklärung, Art und Inhalt des Belegs, sein Datum, bei einem Rückruf wann, mit wem und unter welcher Nummer er stattfand, und wer in der Beratung das Recht erteilt hat; bei einer eigenen Erklärung den Zeitpunkt, den Zugang, über den sie kam, und Name und Rechtsform der Vertragspartei, wie sie dabei angezeigt waren. Nach der Erklärung schicken wir eine Mail an die Adresse dieses Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis der Vertretung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, belegen zu können, wer für den Betrieb unterschreiben durfte.

Die Angaben für den Vertrag

Wer unterschreiben darf, trägt im Anbieter-Portal die Angaben ein, die die Vereinbarung verlangt (nach dem Papier überträgt sie die Beratung, siehe unten):

• zur Vertragspartei: Name oder Firma mit Rechtsform, Anschrift oder Firmensitz, Rechnungsadresse, Betriebsnummern und Objektadressen;
• zur Person, die unterschreibt: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer; sie stehen im Kopf der Vereinbarung;
• für die Meldepflicht von Plattformen (DAC7): Steueridentifikationsnummer und Staat, bei natürlichen Personen Geburtsdatum, Geburtsort und Land, UID, bei juristischen Personen die Firmenbuchnummer, die Staaten der EU, in denen die Partei ansässig ist, und weitere Betriebsstätten in der EU;
• wenn Gebühren oder Provisionen anfallen, die Bankverbindung: Kontoinhaber, IBAN, BIC und, wenn das Konto nicht der Vertragspartei gehört, Name, Vorname und Anschrift des Kontoinhabers; mit der Unterschrift erteilst Du uns das Lastschriftmandat;
• bei Unterkünften je Einheit: Name und Nummer des Objekts, Anschrift, Art und Grundbuchnummer.

Hast Du auf Papier unterschrieben, überträgt die Beratung die Angaben von Deinem Formular, auch Steuer- und Bankangaben. Wir vermerken, dass sie vom Papier stammen, und welches Konto der Beratung sie übertragen hat; von der IBAN vermerken wir nur die letzten vier Zeichen, von den übrigen Steuer- und Bankangaben nur, dass sie geändert wurden. Änderst Du sie danach im Anbieter-Portal, gelten sie als Deine Angaben.

Die Urkunde trägt die Bankverbindung, auch einen abweichenden Kontoinhaber mit Anschrift, die Steueridentifikationsnummer und bei natürlichen Personen Geburtsdatum und Geburtsort vollständig, soweit die Vereinbarung sie verlangt. Hast Du auf Papier unterschrieben, ist die Urkunde Dein Papier selbst und trägt alles, was darauf steht, auch Geburtsdatum und Geburtsort. Nach der Unterschrift kann die Urkunde im Anbieter-Portal laden, wer für die Partei unterschreiben darf oder ihre Einladung erhalten hat, solange die Vereinbarung für den Betrieb läuft, mit einem Code an die Adresse des Zugangs; jeden Abruf vermerken wir. Danach stellt sie die Beratung bereit. Vor der Unterschrift kann, wer für die Vertragspartei unterschreiben darf, die Vereinbarung im Anbieter-Portal als PDF laden, ohne Siegel und ohne Unterschrift; sie trägt dieselben Angaben wie die Urkunde, auch Bankverbindung, Steueridentifikationsnummer, Geburtsdatum und Geburtsort vollständig. Dieses PDF erzeugen wir nur für den Abruf; wir speichern es nicht und vermerken den Abruf nicht. Im Anbieter-Portal sieht IBAN und Steueridentifikationsnummer vollständig, wer für die Vertragspartei unterschreiben darf, ihre Einladung bekommen hat oder als genannte Person die Benennung bestätigt hat; wer sonst Angaben vorbereitet, sieht gespeicherte Werte nur als „erfasst“. Wer für die Vertragspartei unterschreiben darf, sieht in der Vereinbarung, die er im Anbieter-Portal vor der Unterschrift liest, auch Geburtsdatum und Geburtsort vollständig; in den Eingabefeldern zeigen wir vom Geburtsdatum nur das Jahr, vom Geburtsort nur, ob er erfasst ist. Ändert sich die Bankverbindung, schicken wir eine Mail an jede Adresse der Vertragspartei mit offenem Zugang, nach der Unterschrift auch an die Person, die für die Vertragspartei unterschreibt, und an die Beratung; diese Mails nennen von der IBAN nur die letzten vier Zeichen. Die Mails an die Person, die unterschreibt, und an die Beratung nennen dazu den Zugang, über den geändert wurde: mit dem Namen seiner Person, sonst mit ihrer E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Steuerangaben ist es Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Digitale-Plattformen-Meldepflichtgesetz (DPMG), soweit wir danach meldepflichtig sind, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Vereinbarung diese Angaben verlangt.

Das Unterschreiben

Du unterschreibst mit einer einfachen elektronischen Signatur: Du tippst Deinen Namen oder zeichnest ihn, forderst einen Code an, den wir an die E-Mail-Adresse Deines Zugangs schicken, und bestätigst damit. Wir speichern den Zeitpunkt, die Adresse, an die der Code ging, einen Prüfwert des Codes (nie den Code selbst), Deine Unterschrift, getippt oder als gezeichnete Linien, die Erklärung im Wortlaut und die Angaben, wie sie im Moment der Unterschrift standen. Die Urkunde versiegeln wir mit dem elektronischen Siegel der KWT. Ein Siegelbuch hält Kennung und Prüfsumme jeder Urkunde fest, ohne weitere Angaben zu Dir. Nach Deiner Unterschrift folgt die Gegenzeichnung durch die KWT; darüber bekommst Du eine Mail. Du kannst die Vereinbarung stattdessen auch auf Papier unterschreiben und uns als Scan, Foto oder PDF-Datei an vertrag@kleinwalsertal.com schicken; in diesem Hinweis nennen wir das alles kurz „Scan“. Die Beratung legt den Scan als PDF in unserer Datenbank ab; zu ihm speichern wir eine Prüfsumme, Dateiname und Größe, den Tag des Eingangs und welches Konto der Beratung ihn abgelegt, zugeordnet und erfasst hat. Von welcher Adresse Deine Mail mit dem Scan kam, trägt die Beratung im Studio ein, damit sie den Scan Deinem Betrieb zuordnen kann; die Adresse löschen wir, sobald der Scan erfasst oder verworfen ist. Den Scan sehen nur Konten der Beratung mit zweitem Faktor. Beim Erfassen speichern wir den Tag laut Papier, wer unterschrieben hat und ob mit der Hand oder getippt, und die Adresse für die Bestätigung und ob sie von Deinem Formular oder von Deinem Betrieb stammt. Dann versiegeln wir den Scan mit dem elektronischen Siegel der KWT; er ist die Urkunde. Für Verträge, die als Scan, Foto oder PDF-Datei eingehen, können wir die Texterkennung von Anthropic (Anthropic PBC, USA) nutzen, wenn wir die Angaben nicht selbst aus unserem Formular lesen können. Dabei wird die Datei an Anthropic übermittelt und dort nur zur Erkennung verarbeitet. Die erkannten Angaben speichern wir zum Scan. Angaben, deren Form stimmt, übernehmen wir in die Angaben des Vertrags, auch wenn die Beratung sie nicht einzeln angesehen hat; das vermerken wir zu jeder solchen Angabe. Alle übrigen übernimmt erst die Beratung, nachdem sie sie geprüft hat. Das Ergebnis der Erkennung löschen wir mit dem Scan. IP-Adresse und Browser speichern wir beim Unterschreiben nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung als Nachweis Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, den Abschluss beweisen zu können. Für die Texterkennung eingegangener Verträge ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Verträge, die nicht im Anbieter-Portal unterschrieben sind, schnell und richtig zu erfassen.

Wenn die Vereinbarung nicht zurückkommt

Schicken wir Deinem Betrieb die Vereinbarung per Mail zum Ausdrucken, legen wir dafür ein Vorhaben an. Dazu speichern wir den Zeitpunkt unserer Mail, einen Hashwert, der diese Mail kennzeichnet, ohne Deine Adresse im Klartext zu zeigen, wie viele Betriebe die Mail betraf, und einen Vermerk aus einer festen Liste, etwa dass die Mail nicht ankam. Kommt die Vereinbarung nicht unterschrieben zurück, fragt die Beratung bei Deinem Betrieb nach, meist am Telefon. Das Vorhaben trägt dafür eine Stufe und, sobald es jemand in der Beratung übernimmt, eine zuständige Person. Wir speichern jeden Wechsel der Stufe mit Zeitpunkt und dem Konto, das ihn vorgenommen hat, und zu jedem Anruf oder anderen Kontakt die Art, die Richtung, den Zeitpunkt, das Ergebnis aus einer festen Liste (etwa erreicht, Rückruf erbeten, zugesagt, schon zurückgeschickt, falsche Nummer, kein Interesse), wann wir wieder nachfragen und welches Konto der Beratung ihn eingetragen hat. Zu einem Gespräch kann die Beratung eine kurze Notiz eintragen, etwa was besprochen wurde oder wann ein Rückruf passt. Die Notiz steht in unseren internen Akten, nicht im Portal, und Du bekommst sie auf Anfrage mit Deiner Auskunft. Meldet ein Anruf eine falsche Nummer, speichern wir einen Prüfwert dieser Nummer. Sagst Du uns etwas, das für alle Betriebe gilt, denen wir die Vereinbarung mit derselben Mail geschickt haben, etwa dass Du zurückrufst oder die Vereinbarung schon zurückgeschickt hast, kann die Beratung es für alle diese Betriebe eintragen. Sagst Du uns, dass Du nicht unterschreiben willst oder dass es nicht Dein Betrieb ist, schließen wir das Vorhaben mit diesem Grund ab; dass Du nicht unterschreiben willst, kann die Beratung auch für alle Betriebe dieser Mail eintragen. Kommt die Vereinbarung unterschrieben zurück, schließen wir das Vorhaben von selbst ab und beenden offene Anrufe dazu; die Angaben der Vereinbarung speichern wir nicht beim Vorhaben. Das Vorhaben sehen die Konten der KWT, die in der Akquise arbeiten, und die Beratung in der Akte Deiner Vertragspartei.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, mit jedem Leistungspartner die Vereinbarung abzuschließen und nachvollziehen zu können, wann und mit welchem Ergebnis wir nachgefragt haben und was dabei besprochen wurde.

Wenn Angaben fehlen

Fehlt nach dem Erfassen Deines Papiers eine Angabe, die die Vereinbarung verlangt, oder ist eine nicht sicher lesbar, legt die Beratung dazu eine Nachforderung an. Solange eine Nachforderung offen ist, führt die Beratung dazu eine Aufgabe „Unterlagen nachfordern“ zu Deinem Betrieb, mit Fälligkeit und zuständiger Person; sie entfällt, sobald die letzte Nachforderung erledigt ist. Wir speichern, welche Angabe es betrifft, nie ihren Wert, ob sie fehlt oder unklar ist, auf welchem Weg wir nachfragen, wann wir wieder nachfragen, und wann, wie und von welchem Konto der Beratung die Nachforderung erledigt wurde. Die Beratung kann Dich dazu anrufen. Nennst Du ihr dabei Deine Steueridentifikationsnummer oder Dein Geburtsdatum, trägt sie die Angabe ein; zu jeder solchen Angabe vermerken wir, dass sie bei Deinem Betrieb erfragt wurde, mit Konto, Zeitpunkt und ob am Telefon, per Mail oder vor Ort. Änderst Du danach selbst Angaben für den Vertrag, fällt an jeder so erfragten Angabe die Markierung weg; an der Nachforderung bleibt festgehalten, dass sie durch Nachfragen erledigt wurde, mit Konto, Zeitpunkt und Weg. Eine Bankverbindung trägt die Beratung nach einem Gespräch nicht ein; sie reichst Du selbst nach.

Wir können Dich auch per Mail bitten, die Angaben im Anbieter-Portal nachzureichen. Die Mail geht an jede Adresse Deines Betriebs mit offenem Zugang zum Anbieter-Portal. Hat Dein Betrieb keinen, legen wir für die E-Mail-Adresse von Deinem Formular einen Zugang an, ohne Namen; hat die Beratung stattdessen die Adresse Deines Betriebs übernommen (siehe „Empfänger“), für diese. Die Mail nennt nur, wie viele Angaben wir brauchen, keinen Wert und keine Angabe beim Namen. Sie enthält einen Link, der Dich einmal anmeldet, und einen Code; beide gelten 14 Tage, vom Code speichern wir nur einen Prüfwert. Zu jeder dieser Mails halten wir fest, ob unser Versanddienst sie angenommen hat und was er über die Zustellung meldet, ohne Adresse und Betreff.

Im Anbieter-Portal siehst Du nur, welche Angaben fehlen, nie einen gespeicherten Wert. Was Du dort einträgst, gilt erst, wenn die Beratung es bestätigt hat; bis dahin gilt der bisherige Wert, und wir speichern Deine Eingabe als wartende Änderung mit Zeitpunkt, Zugang und Person, über die sie kam. Bestätigt die Beratung, übernehmen wir die Werte in die Angaben des Vertrags und schließen die Nachforderung; das gilt auch für eine Bankverbindung. Lehnt sie ab, bleibt die Nachforderung offen, und wir speichern den Grund, den sie Dir nennt. In beiden Fällen löschen wir Deine Eingabe aus der wartenden Änderung; zurück bleiben, welche Angaben sie betraf, die Zeitpunkte, das Konto der Beratung und ihr Grund. Ändert sich dabei die Bankverbindung, schicken wir die Mails, die unter „Die Angaben für den Vertrag“ stehen.

Einen Zugang, den wir nur für eine Nachforderung angelegt haben, schließen wir 14 Tage, nachdem die letzte Nachforderung Deiner Vertragspartei erledigt ist, es sei denn, Du darfst inzwischen für sie unterschreiben. Danach gelten Anmeldung, Link und Code nicht mehr; Zugang und Person bleiben gespeichert. Mit diesem Zugang lädst Du keine Urkunde.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Vereinbarung diese Angaben verlangt; für die Steuerangaben Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Digitale-Plattformen-Meldepflichtgesetz (DPMG), soweit wir danach meldepflichtig sind. Für den Zugang an die Adresse von Deinem Formular oder Deines Betriebs und den Nachweis der Zustellung ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Angaben vollständig zu bekommen, die die Vereinbarung verlangt, und belegen zu können, wann wir nachgefragt haben.

Deine Angaben in unserer Kontaktverwaltung

Hast Du eine Vereinbarung für eine Vertragspartei auf Papier unterschrieben, führen wir Dich auch als Person in unserer Kontaktverwaltung. So weiß die Beratung, wer zu welcher Vertragspartei und zu welchem Betrieb gehört. Das gilt auch für Papiere, die wir schon früher erhalten haben. Wir übernehmen dazu von Deinem Formular Deinen Namen, die dort angegebene E-Mail-Adresse und den Tag der Unterschrift; bist Du dort als Inhaber oder Ansprechpartner eingetragen, auch das. Wir ordnen Dich der Vertragspartei und den Betrieben zu, die in einem Vertrag dieser Vertragspartei stehen, und vermerken, dass die Angaben vom Papier stammen. Bist Du auch für eine andere Organisation unser Gegenüber, etwa einen Verband, kann die Beratung Dich ihr ebenfalls zuordnen. Telefonnummer, Steuer- und Bankangaben, Geburtsdatum und Geburtsort übernehmen wir dafür nicht.

Hast Du einen Zugang zum Anbieter-Portal, führen wir Dich ebenfalls in unserer Kontaktverwaltung. Wir übernehmen dazu aus dem Anbieter-Portal Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse und, wenn Du sie eingetragen hast, Deine Telefonnummer und vermerken, dass die Angaben von dort stammen. Steht Deine Adresse schon bei einem anderen Eintrag oder Dein Name schon bei Deiner Vertragspartei, übernehmen wir nichts von selbst; das entscheidet ein Mensch. Einen beendeten Zugang übernehmen wir nicht.

Die Beratung kann Dich auch von Hand als Person eintragen, etwa wenn Dich Dein Betrieb als Ansprechperson nennt. Wir speichern dann Deinen Namen und, wenn wir sie haben, Deine E-Mail-Adresse und Deine Telefonnummer und vermerken, dass der Eintrag von Hand stammt.

Der Eintrag löst keine Mail aus und legt keinen Zugang zum Anbieter-Portal an. Unsere Mails zum Vertrag gehen weiter so, wie es dieser Hinweis beschreibt.

Den Eintrag sehen die Konten der KWT, die im Studio mit Kontakten arbeiten; im Anbieter-Portal steht er nicht. Bittet eine Vertragspartei, ein Betrieb oder eine Organisation um Auskunft über die zu ihr oder ihm gespeicherten Daten, nennen wir dabei auch Deinen Namen, Deine Rolle, Deine E-Mail-Adresse und, wenn wir sie führen, Deine Telefonnummer.

Möchtest Du nicht so geführt werden, sag es uns unter der Adresse unter „Verantwortlich“; dann entfernen wir den Eintrag. Vertrag, Urkunde und das Recht, für den Betrieb zu unterschreiben, bleiben davon unberührt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, unsere Leistungspartner zu betreuen und zu wissen, wer für welche Vertragspartei, welchen Betrieb oder welche Organisation unser Gegenüber ist.

Notizen und Aktivitäten

Die Beratung kann zu Deiner Vertragspartei, zu Deinem Betrieb und zu Dir als Person in unserer Kontaktverwaltung Notizen eintragen, etwa was in einem Gespräch besprochen wurde oder wann ein Rückruf passt. Eine Notiz ist freier Text mit höchstens 4.000 Zeichen; Gesundheits- und Bankdaten tragen wir dort nicht ein. Die Beratung kann außerdem Aktivitäten planen, etwa einen Rückruf oder ein Treffen, mit Termin und zuständiger Person der Beratung, und zu einer erledigten Aktivität eine Notiz schreiben. Zu jedem Eintrag speichern wir den Zeitpunkt und das Konto der Beratung, das ihn eingetragen hat.

E-Mails

Unsere Mails versenden wir über Resend. Resend verarbeitet dabei Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Anhänge und bewahrt Mail- und Protokolldaten nach eigenen Angaben 30 Tage auf, soweit nichts anderes vereinbart ist; Sicherungskopien bestehen nach eigenen Angaben 7 Tage. Trägt eine Mail unser Logo, lädt Dein Mailprogramm es beim Öffnen über das Auslieferungsnetz von Cloudflare; dabei erhält Cloudflare Deine IP-Adresse und Anfragedaten. Über jeden Versand führen wir ein Protokoll mit Zweck, Empfänger, Betreff, Ergebnis und Zustellstatus. Bei Einladungen, bei Mails an genannte Personen und bei Mails zu fehlenden Angaben steht der Empfänger dort nur als Prüfwert der Adresse. Nach 90 Tagen löschen wir das Protokoll. Antworten auf Einladung, Benennung und Mails zu fehlenden Angaben gehen an das Postfach der Beratung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, beantworten zu können, ob eine Mail angekommen ist.

Empfänger

• Unser Plattformbetreiber, ein IT-Dienstleister, betreibt Anbieter-Portal und Studio technisch für uns, versendet die Mails und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.
• Vercel Inc., USA: Hosting des Anbieter-Portals. Rolle: Auftragsverarbeiter unseres Plattformbetreibers. Die Seiten werden in Frankfurt am Main erzeugt; laut Vercel liegt die Hauptverarbeitung in den USA, ausgeliefert wird über ein weltweites Netz. Übermittlung in die USA: Angemessenheitsbeschluss zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO) und Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Supabase Pte. Ltd., Singapur: Datenbank und Dateiablage, etwa für das Logo in unseren Mails. Rolle: Auftragsverarbeiter unseres Plattformbetreibers. Die Daten liegen in Frankfurt am Main. Übermittlungen nach Singapur und in die USA stützt Supabase auf Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc., USA: Auslieferungsnetz, über das Supabase das Logo in unseren Mails ausliefert; erhält dabei IP-Adresse und Anfragedaten. Rolle: im Auftrag von Supabase tätig. Übermittlung in die USA: EU-US-Datenschutzrahmen, ersatzweise Standardvertragsklauseln.
• Plus Five Five, Inc. (Resend), USA: Versand der Mails und Zustellmeldungen. Rolle: Auftragsverarbeiter unseres Plattformbetreibers. Übermittlung in die USA: EU-US-Datenschutzrahmen und Standardvertragsklauseln.
• Anthropic PBC, USA: Texterkennung eingegangener Verträge, als Scan, Foto oder PDF-Datei (siehe „Das Unterschreiben“); dazu geht die Datei mit allen Angaben und der Unterschrift an Anthropic. Dazu Hilfe beim Zuordnen eines eingegangenen Vertrags zu einem Betrieb; dazu gehen die vom Papier gelesenen Angaben und Name, Ort und Vertragspartei der vorgeschlagenen Betriebe an Anthropic. Wir nutzen dafür unser eigenes Konto bei Anthropic. Rolle: Auftragsverarbeiter der KWT. Übermittlung in die USA: Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Finanzbehörden, soweit wir gesetzlich zur Meldung verpflichtet sind.

Außer zur Texterkennung eingegangener Verträge und beim Versand über Resend (siehe „E-Mails“) geht eine Kopie des Vertrags heute an niemanden sonst. Nach der Gegenzeichnung schicken wir die Urkunden als Anhang. Hast Du im Anbieter-Portal unterschrieben, geht jede Urkunde an die Person, die sie unterschrieben hat, an die Adresse, an die ihr Code zum Unterschreiben ging, und an niemanden sonst, auch nicht an weitere Zugänge, an Personen, die später für die Vertragspartei unterschreiben dürfen, oder an die Adresse des Betriebs. Hast Du auf Papier unterschrieben, schicken wir Dir die Urkunden und das Gegenzeichnungsblatt an die E-Mail-Adresse, die auf Deinem Formular steht. Ist sie dort nicht lesbar oder unbrauchbar, schlagen wir der Beratung die Adresse vor, die wir für Deinen Betrieb gespeichert haben, und sie übernimmt sie mit einem Klick; von selbst ersetzen wir Deine Adresse nie. Wir speichern dazu, dass die Adresse vom Betrieb stammt, welches Konto der Beratung sie übernommen hat und den Zeitpunkt; dann geht die Mail an diese Adresse. Nimmt unser Versanddienst eine Adresse nicht an, etwa wegen eines Zeichens, das er nicht kennt, kann die Beratung eine Adresse eintragen, die Dein Betrieb ihr bestätigt hat, etwa am Telefon; dann geht die Mail an diese Adresse. Wir speichern dazu die neue Adresse, den Grund in Worten der Beratung, das Konto der Beratung und den Zeitpunkt; die Adresse von Deinem Formular bleibt gespeichert, wie sie war. Die Urkunden aus dem Anbieter-Portal zeigen IBAN, Steueridentifikationsnummer, Geburtsdatum und Geburtsort vollständig, die Urkunden vom Papier alles, was darauf steht, auch Steuer- und Bankangaben; das Gegenzeichnungsblatt nennt nur Kennung und Prüfsumme der Urkunden, den Druck und die Tage von Unterschrift und Gegenzeichnung. Unsere übrigen Mails zum Vertrag nennen von der Urkunde nur Kennung und Prüfsumme. Mails an vertrag@kleinwalsertal.com liegen in unserem Postfach. Bevor wir die Urkunden zusätzlich an einem zweiten Speicherort sichern oder eine andere Stelle eine Kopie erhält, etwa monday.com, ergänzen wir diesen Hinweis. Was Du im Anbieter-Portal einträgst, übernehmen wir nicht von selbst in feratel oder auf die Website.

Wie lange wir Daten speichern

• Anmeldecodes gelten sieben Tage (Einladung), 14 Tage (Mail zu fehlenden Angaben) oder 24 Stunden (selbst angefordert). Gespeichert ist von ihnen nur ein Prüfwert samt Zeitpunkten; abgelaufene löschen wir heute nicht von selbst.
• Ein Signatur-Code gilt zehn Minuten. Ein bestätigter bleibt so lange wie die Unterschrift, die er trägt; nicht benutzte löschen wir heute nicht von selbst.
• Fordert jemand im Anbieter-Portal einen Code zum Laden der Urkunde an, speichern wir die Adresse, an die er ging, den Zugang, für welche Urkunden er gilt, einen Prüfwert des Codes (nie den Code selbst) und die Zeitpunkte; der Code gilt zehn Minuten. Jeder Abruf hinterlässt einen Vermerk mit Zugang, Urkunde und Zeitpunkt, ohne IP-Adresse und Browser. Code und Vermerk belegen, wer die Urkunde geladen hat; wir löschen sie heute nicht von selbst und nennen hier eine Frist, sobald sie feststeht. Solange sie bestehen, sperren wir einen Zugang, statt ihn zu löschen.
• Das Versandprotokoll löschen wir nach 90 Tagen.
• Nachforderungen, die Vermerke zur Zustellung unserer Mails und wartende Änderungen ohne Deine Eingabe löschen wir heute nicht von selbst; eine Frist nennen wir hier, sobald sie feststeht. Deine Eingabe selbst löschen wir aus der wartenden Änderung, sobald die Beratung entschieden hat.
• Vorhaben samt den Angaben zu unserer Mail, ihre Stufenwechsel, die Einträge zu Anrufen und Kontakten samt Notizen und die Aufgaben zu fehlenden Angaben löschen wir heute nicht von selbst; eine Frist nennen wir hier, sobald sie feststeht.
• Den Eintrag in unserer Kontaktverwaltung löschen wir heute nicht von selbst; eine Frist nennen wir hier, sobald sie feststeht.
• Eine berichtigte oder vom Betrieb übernommene Adresse für die Mail nach dem Papier samt Grund, Konto und Zeitpunkt löschen wir heute nicht von selbst; sie belegt, warum die Urkunden an eine andere Adresse gingen als die auf Deinem Formular. Eine Frist nennen wir hier, sobald sie feststeht.
• Vertrag, Urkunde, Signaturprotokoll und Zeichnungsrecht bewahren wir auf, solange der Vertrag läuft, und danach bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das Siegelbuch, ein Verzeichnis der Prüfsummen ohne Personendaten, bewahren wir darüber hinaus auf, weil es auch beendete Verträge belegt; einzelne Einträge lassen sich daraus nicht entfernen.
• Die Angaben der Vertragspartei bleiben, solange sie einen Vertrag hat, danach bis zum Ende seiner Aufbewahrung.
• Einen Scan und das Ergebnis seiner Texterkennung bewahren wir auf, solange die Verträge aufbewahrt werden, die aus ihm erfasst sind. Verwirft die Beratung einen Scan, etwa weil er doppelt kam oder zu keinem Betrieb gehört, löschen wir die Datei und das Ergebnis der Erkennung sofort; zurück bleiben Dateiname, Prüfsumme, Größe, der Tag des Eingangs und ein Protokoll, welches Konto der Beratung was wann getan hat. Diese Angaben und die Mail mit Deinem Scan im Vertragspostfach löschen wir heute nicht von selbst; eine Frist nennen wir hier, sobald sie feststeht.
• Antworten und Benennungen löschen wir heute nicht von selbst; eine Frist nennen wir hier, sobald sie feststeht. Löschen wir sie, bleibt die Adresse nur als Prüfwert.
• Hast Du „Ich kenne diesen Betrieb nicht“ gesagt, löschen wir Dich auf Deinen Wunsch sofort. Von selbst löschen wir Dich erst nach einer Frist, in der wir einen möglichen Missbrauch klären können; bis sie feststeht, löschen wir nicht von selbst.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), soweit wir die Daten nicht für den Vertrag oder als Nachweis aufbewahren müssen, Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), soweit die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht, und Widerspruch (Art. 21, siehe unten). Wende Dich dafür an die Adresse unter „Verantwortlich“. Die Frist für unsere Antwort beträgt nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO einen Monat; ist eine Anfrage besonders aufwendig, können wir sie um zwei weitere Monate verlängern und sagen Dir das innerhalb des ersten Monats.

Dein Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Deine Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst Du dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten diese Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist an keine Form gebunden.

Beschwerde

Meinst Du, dass wir Deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst Du Dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO, § 24 DSG), etwa in dem Staat, in dem Du lebst oder arbeitest. In Österreich ist das die Österreichische Datenschutzbehörde in Wien (dsb.gv.at).

Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO. Ob eine Erklärung, für einen Betrieb unterschreiben zu dürfen, trägt, prüft vor der Gegenzeichnung ein Mensch in der Beratung; gültig wird der Vertrag erst mit der Gegenzeichnung.

Wenn Du für uns arbeitest

Bist Du selbstständig und arbeitest für uns, führen wir Dein Unternehmen in unserer Kontaktverwaltung mit Name, Website und Art der Leistung, dazu Notizen, Aktivitäten und Dateien zur Zusammenarbeit, etwa Angebote oder Vereinbarungen. Die Angaben stammen aus unserer Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, die Zusammenarbeit zu führen.

Änderungen

Ändert sich die beschriebene Verarbeitung, passen wir diesen Hinweis an. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.